MEMBANGUN INSTITUTIONAL REPOSITORY

Perpustakaan pada saat ini tidak lepas dari adanya teknologi dan informasi. Perpustakaan mempunyai peran penting dalam menyediakan informasi, dan teknologi mendukung untuk kedua hal tersebut. Dalam perkembangan saat ini, dikenal adanya layanan informasi yang cepat dan mudah yang sering disebut dengan layanan digital atau digital library. Layanan digital memberikan kemudahan bagi pengguna untuk memenuhi kebutuhannya, sehingga perpustakaan pada saat ini sangat memperhatikan dalam mengembangkan layanan tersebut terutama perpustakaan perguruan tinggi.

Koleksi Digital menurut Qalyubi (2007: 443), bahwa sumber-sumber koleksi digital mencakup materi yang didigitalisasikan dari bahan-bahan tercetak perpustakaan yang sudah ada sejak dulu. Menurut sifat media sumber informasi dan isinya, Pendit (2007: 70) menjelasakan, bahwa koleksi digital dibedakan menjadi 4 (empat) macam, yaitu:

a.   Bahan dan sumber daya full-text, termasuk e-journal, koleksi digital yang bersifat terbuka (open access), e-book, e-newspapers, dan tesis serta disertasi digital

b.  Sumber daya metadata, termasuk perangkat lunak digital berbentuk katalog, indeks, dan abstrak, atau sumber daya yang menyediakan informasi tentang informasi lainnya

c.      Bahan-bahan multimedia digital

d.      Aneka situs di internet

Untuk memanfaatkan koleksi digital, perpustakaan perlu menyediakan fasilitas untuk mengakses seperti sarana dan prasarananya. Sesuai dengan pernyataan Sutarno (2006: 220), bahwa untuk mengadakan jasa perpustakaan yang menyajikan koleksi digital, maka perpustakaan harus menyiapkan sarana dan prasarananya terlebih dahulu, misalnya tersedianya komputer dengan segala kelengkapan lainnya, seperti instalasi akses internet. Dengan fasilitas yang memadai, pemustaka dapat mengakses koleksi digital dimanapun mereka berada dengan mudah.

Pendit (2008: 137) menjelaskan, bahwa Istilah institutional repository atau simpanan kelembagaan merujuk ke sebuah kegiatan menghimpun dan melestarikan koleksi digital yang merupakan hasil karya intelektual dari sebuah komunitas tertentu.

a. Raym Crow (2002: 17-18) menyebutkan, jenis koleksi yang disediakan pada sebuah Institutional Repository dapat berupa proposal penelitian, hasil penelitian, buku lepas, bahan pengajaran, buku, data, laporan penelitian, prosiding atau hasil seminar, skripsi, tesis, disertasi, dan buku panduan. Adapun karakterisitik koleksi institutional repository disebutkan oleh Pendit (2008: 140), bahwa:

a.  Pengirim materi untuk disimpan bukanlah hanya si pembuat, tetapi juga pemilik karya (misalnya penerbit yang sudah membeli hak cipta dari penulis) dan pihak ketiga (misalnya pustakawan).

b.  Selain karya, disimpan pula metadata dari karya tersebut, dan ini dimungkinkan karena perangkat lunaknya memang sudah dilengkapi dengan borang untuk mengisi metadata secara mudah.

c.  Pada umumnya tersedia mekanisme sederhana untuk meletakkan, mengambil mencari dokumen.

d.  Karena mengendalikan inisiatif dari pihak pengirim, maka sebuah simpanan kelembagaan perlu mendapatkan kepercayaan dan dukungan.

e.  Karakteristik setiap simpanan kelembagaan tentu saja sangat ditentukan oleh lembaga tempatnya berada, selain oleh jenis koleksinya, yang terutama merupakan hasil penelitiannya.

Perpustakaan perguruan tinggi merupakan suatu lembaga yang bertujuan mendukung dan menunjang pelaksanaan program Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut, pada umumnya melalui UPT Pusat Komputer bekerjasama dengan UPT Perpustakaan mengupayakan penyediaan layanan digital berupa Institutional Repository.

Institutional Repository merupakan sebuah layanan yang menyediakan hasil karya ilmiah sivitas akademika sebuah instansi perguruan tinggi dalam bentuk digital, yang dihimpun, dikumpulkan, diolah, disimpan, dan dibuka untuk diakses secara gratis oleh pengguna. Institutional Repository berusaha menyediakan berbagai subjek koleksi agar kebutuhan referensi pengguna terpenuhi.

Kebijakan dalam menyediakan koleksi pada Institutional Repository juga tidak seluruhnya disediakan secara menyeluruh (full-text), beberapa koleksi hanya menyediakan judul, pengarang, abstrak, dan sebagian bab saja.

Ketersediaan koleksi merupakan hasil karya yang dihasilkan sivitas akademika, karya tersebut diperoleh dari penelitian di lingkungan masyarakat yang ada, sehingga ketersediaan koleksi Institutional Repository merupakan layanan yang bertujuan menyediakan hasil karya ilmiah sivitas akademika di dalam sebuah jaringan maya, sehingga pengguna leluasa memanfaatkan layanan tersebut dimanapun mereka berada, tujuan lain dari ketersediaan koleksi Institutional Repository menyediakan koleksi supaya dapat mencegah dan menanggulangi penjiplakan terhadap sebuah karya ilmiah. Kedua tujuan tersebut menjadi faktor utama dalam menyediakan koleksi Institutional Repository, sehingga orientasi terhadap kebutuhan pengguna merupakan hasil dari tersediannya koleksi Institutional Repository.

Institutional Repositoy merupakan layanan yang menyediakan hasil karya sivitas akademika, kerjasama yang dilakukan adalah mengumpulkan, mengolah serta menyediakan hasil karya tersebut agar dapat dimanfaatkan oleh sivitas akademika pada khususnya dan pengguna luar (masyarakat) pada umumnya.

Kerjasama yang dapat dilakukan dalam menyediakan koleksi Institutional Repositoy adalah kerjasama kedalam dan keluar. Adapun kerjasama kedalam dapat dilakukan antara pihak pengelola terhadap sivitas akademika yaitu mahasiswa, dosen maupun karyawan pada instansi perguruan tinggi yang telah menyelesaikan penelitiannya, sehingga sivitas akademika dapat berkarya seluas-luasnya, sedangkan kerjasama keluarnya adalah fungsi kontrol terhadap hasil karya pada instansi perguruan tinggi dengan Institutional Repository lain, sehingga kerjasama tersebut dapat menghasilkan kualitas dan karya yang maksimal.

Sumber:

Crow, Raym. 2002. The case for institutional repositories: a SPARC position paper. Washington: The Scholarly Publishing and Academic Resources Coalition.

Pendit, Putu Laxman. dkk. 2007. Perpustakaan Digital: Perspektif Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia. Jakarta: Sagung Seto.

Pendit, Putu Laxman. 2008. Perpustakaan Digital dari A sampai Z. Jakarta: Citra Karyakarsa Mandiri.

Qalyubi, Syihabudin. 2007. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas ADAB, UIN Sunan Kalijaga.

Sutarno, N. S. 2006. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta: Sagung Seto.